Как соединить Битрикс 24 и Altegio?
Как соединить Битрикс 24 и Altegio?
Зачем объединять системы?
Часто возникает вопрос: зачем объединять Битрикс 24 и Altegio, если они вполне самодостаточны? Все просто: у каждой из систем свои сильные стороны. Altegio отлично справляется с задачами по записи клиентов, учету сотрудников, ресурсов, оплатам и расчету зарплаты. Битрикс 24, в свою очередь, предлагает мощные инструменты для маркетинга и продаж, такие как учет лидов, контактов, сделок, гибкие фильтры, конструктор отчетов и запись звонков. Если у вас есть развитый отдел продаж и маркетинга, интеграция двух систем может значительно упростить работу. В нашем случае у клиента уже была некий набор систем, правильный обмен данными между которыми и предстояло настроить.
Способы интеграции.
Тем не менее, краткое отступление о том, как можно было соединить системы.
1. Самостоятельная разработка через API. Оба сервиса предоставляют открытый API. Если у вас есть программист и правильно поставленная задача, вы сможете разработать индивидуальное решение.
2. Готовые сервисы интеграции. Вы можете использовать такие сервисы, как Zapier или Albato, чтобы интегрировать системы, не углубляясь в тонкости API.
3. Специализированные интеграционные сервисы. Например, Avecme предлагает готовые решения для интеграции Битрикс 24 и Altegio.
Каждый способ имеет свои плюсы и минусы, и выбор зависит от ваших ресурсов, доступных специалистов и мотивации.
Опыт интеграции.
Как было сказано выше, у клиента уже была связка систем и сервисов.
Конфигурация была следующая. Основной сервис – Altegio. В нем велся учет клиентов, их запись, учет ресурсов и трудозатрат. Битрикс 24 использовался в основном для маркеинговой службы. В Битрикс 24 попадала информация о клиентах и записях, для чего был использован сервис Avecme. Важно отметить, что все было реализовано с использованием штатного функционала Битрикс 24, тариф Стандартный.
Как это было организовано?
1. Настройка основного сервиса. Для передачи данных из Altegio в Битрикс 24 использовался сервис Avecme (подробнее о сервисе ).
При настройке Avecme важно определить, какая из систем будет основной (поставщиком информации) и какая – потребителем. В нашем случае основной системой был Altegio, Именно туда в первую очередь попадала информация о клиенте и его записи на прием, учет трудозатрат специалистов, учет и бронирование необходимых ресурсов.
2. Односторонняя передача данных. В существующей конфигурации было важно учесть, что Битрикс 24 был потребителем информации и никакие действия сотрудников не должны были приводить к изменениям данных в основной системе – Altegio.
Для этого
- были отключены исходящий вебхук в настройках Битрикс 24.
- в Avecme отключена настройка, отвечающая за передачу изменений данных сделок в записи Altegio. Таким образом изменение состояния сделок в Битрикс не приводило к изменению статусов записей в Altegio.
Будьте внимательны - в карточке сделки Битрикс 24 при интеграции через Avecme, существует виджет, через который также можно изменить данные в Altegio.
3. Настройка передачи записей в воронки и стадии.
В Битрикс были настроены воронки и стадии в соответствии с категориями клиентов (первичный, повторный) и статусами записей (записан, подтвердил, пришел, не пришел). Соответствующие настройки были сделаны и в Avecme.Это обеспечила корректную синхронизацию данных в соответствии со статусами записей в Altegio и изменение стадий сделок в Битрикс.
4. Решение проблемы качества данных. При передаче данных у клиента существовала проблема - синхронизация данных шла некорректно и существовали «дыры» в информации об оказываемых услугах. То есть в некоторых записях информация об оказываемых услугах просто не попадала из Altegio в Битрикс 24 и вместо наименования услуги был цифровой код. Причина - в Битрикс 24 (облако, подписка,тариф СТАНДАРТ) был достигнут лимит на количество записей о товарах и услугах ( 5000 записей) и при очередной синхронизации Avecme просто не мог создать новую услугу.
Для решения этой проблемы было сделано следующее – был проанализирован список услуг и товаров и найдены те, которые не использовались в сделках. Такие услуги были удалены из раздела «Товары и услуги» в Битрикс 24. После этого была проведена синхронизация записей по каждому филиалу и информации, полученной из Altegio можно было доверять и использовать ее в Битрикс 24.
5. Передача пользовательских полей. В Altegio реализована возможность создания пользовательских полей в записи клиента и карточке контакта. Но в отличии от стандартных полей, сервис интеграции Avecme не передает данные из этих полей в Битрикс24. Для этого был использован сервис Albato . Далее подробно с возможностями этого сервиса можно ознакомиться здесь. Для передачи данных из пользовательских полей Altegio мы создали аналогичные поля в Битрикс 24 и настроили их передачу через Albato. Это позволило учитывать дополнительные характеристики контакта и использовать их в дальнейшем в отчетах.
6. Решение проблемы удаленных записей.
При передачи информации о записи и статусе записи, Avecme не различает записи в статусе Клиент не пришел и удаленные записи . Для решения задачи создания списка обзвона непришедших необходимо было разделить записи в стадии "Клиент не пришел" на две категории: "Клиент не пришел" и "Запись удалена" и передать эти данные в Битрикс24 Это позволило бы получать чистый список непришедших клиентов для дальнейшего обзвона. Штатным функционалом Avecme, такое разделение невозможно. И для этого опять применили Albato. Нехитрая связка, передача признака удаления в Битрикс 24, робот, срабатывающий на признак удаление и чистый список получен.
7. Как потом была использована информация в Битрикс 24?
Были разработаны отчеты в разрезе категорий товаров, с учетом временных периодов, возрастных категорий клиентов, пола клиентов, филиалов и т.д.
Для работы с непришедшими клиентами была создана отдельная воронка, где в зависимости от результата обзвона запись о сделке в этой воронке перемещалась на ту или иную стадию.
Заключение
Интеграция Битрикс 24 и Altegio может значительно повысить эффективность работы вашей компании, особенно если у вас есть развитый отдел продаж и маркетинга. Существуют различные способы интеграции, и выбор зависит от ваших потребностей и ресурсов. В нашем случае, интеграция была реализована при использовании ТОЛЬКО стандартного функционала систем и готовых интеграционных сервисов. Дальнейшая подготовка данных производилась с использованием сценариев и роботов Битрикс 24. Сами отчеты разработаны и сформированы с использованием Конструктора отчетов. При выполнении работ не привлекались разработчики и дорогостоящие специалисты.
Если вас заинтересовал наш опыт интеграции или вам необходимо настроить работу систем с использованием стандартного функционала и без дорогостоящих разработок, будем рады сотрудничеству.
